Dernière mise à jour :
1. Portée
La présente politique explique comment Solutions locatives LeaseLane inc., qui exerce ses activités sous le nom Lease Lane (« Lease Lane » ou « nous »), recueille, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels. Elle s'applique au site leaselane.ai, à l'agent conversationnel Cléo, à nos formulaires et à nos services de gestion locative. Elle vise les visiteurs, les personnes qui cherchent un logement, les locataires, les endosseurs et les propriétaires clients.
Lorsque nous gérons un immeuble pour le compte d'un propriétaire, certains renseignements des locataires sont aussi détenus par ce propriétaire . Cette politique respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.
2. Responsable de la protection des renseignements personnels
est responsable de la protection des renseignements personnels chez Lease Lane. Pour toute question, ou pour exercer vos droits, écrivez à confidentialite@leaselane.ca ou à 1516, rue du Layon, Lévis (Québec) G7A 0E6.
3. Renseignements que nous recueillons
Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins annoncées.
| Personne concernée | Renseignements | Pourquoi |
|---|---|---|
| Visiteur du site | Adresse IP, appareil et navigateur, pages consultées, choix de témoins | Faire fonctionner et sécuriser le site; avec votre accord, mesurer sa fréquentation |
| Utilisateur de Cléo | Contenu de la conversation, coordonnées fournies, langue, logement d'intérêt, plage de visite | Répondre, réserver les visites, faire les suivis demandés, passer le relais à notre équipe |
| Candidat locataire | Identité, coordonnées, logement visé, date d'emménagement, moyen choisi pour démontrer la capacité de payer : reçus de loyer ou factures payées, références, ou résultat de l'enquête de crédit si vous y consentez | Étudier la demande de location et conclure le bail |
| Locataire | Bail, paiements du loyer, demandes de travaux (description, photos), communications, autorisation d'entrer dans le logement | Gérer le bail, l'entretien et la relation locative; remettre le Relevé 31 |
| Endosseur | Identité, coordonnées, adresse, moyen choisi pour démontrer la capacité de payer : reçus ou factures payées, ou résultat de l'enquête de crédit si vous y consentez | Étudier et consigner l'endossement |
| Propriétaire client | Coordonnées, renseignements sur les immeubles, renseignements bancaires pour les versements | Fournir et facturer nos services, verser les loyers perçus |
Nous ne demandons ni le numéro d'assurance sociale ni la carte d'assurance maladie pour étudier une demande de location ou un endossement. Nous vérifions l'identité sans conserver de copie des pièces présentées . Les renseignements financiers et le résultat d'une enquête de crédit sont traités comme des renseignements sensibles.
4. Comment nous les recueillons
- Directement auprès de vous : formulaires, conversations avec Cléo, courriel, téléphone, visites.
- Auprès de tiers, avec votre consentement : agence d'évaluation du crédit, anciens propriétaires ou autres références que vous nous indiquez.
- Automatiquement, selon vos choix : témoins et technologies semblables, décrits dans notre Politique relative aux témoins de navigation.
5. Fins de l'utilisation
Nous utilisons vos renseignements seulement pour les fins annoncées au moment de la collecte :
- répondre à vos demandes et planifier les visites;
- étudier les demandes de location et d'endossement;
- conclure, gérer et renouveler les baux;
- traiter les demandes de travaux et assurer la sécurité des immeubles;
- percevoir les loyers et verser les sommes dues aux propriétaires;
- respecter nos obligations légales, par exemple remettre le Relevé 31 ou répondre au Tribunal administratif du logement;
- améliorer nos services, à partir de données agrégées ou anonymisées lorsque c'est possible;
- vous transmettre de l'information promotionnelle, seulement si vous y avez consenti; vous pouvez vous désabonner en tout temps.
Toute nouvelle fin exige votre consentement, sauf exception prévue par la loi.
6. Consentement
- Nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d'utiliser ou de communiquer vos renseignements, sauf exception prévue par la loi.
- Pour les renseignements sensibles, comme le résultat d'une enquête de crédit, ce consentement est exprès : une case distincte, jamais précochée.
- Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de nos obligations légales ou contractuelles. Nous vous expliquons alors les conséquences, par exemple l'impossibilité d'étudier une demande de location.
- Le consentement d'une personne de moins de 14 ans est donné par le titulaire de l'autorité parentale.
7. Cléo et l'intelligence artificielle
- Cléo est un agent d'intelligence artificielle, et il se présente comme tel au début de chaque conversation.
- Les conversations sont enregistrées pour assurer le suivi de vos demandes, permettre le relais à notre équipe et améliorer le service. Seuls les membres autorisés de notre équipe peuvent les consulter.
- Cléo fonctionne grâce à un fournisseur de technologie , qui traite les conversations pour notre compte selon une entente écrite. Vos conversations ne servent pas à entraîner les modèles de ce fournisseur .
- Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé n'est prise à votre sujet . Si cela changeait, nous vous en informerions au plus tard au moment de la décision. Vous pourriez alors connaître les renseignements et les raisons qui l'ont fondée, et demander qu'une personne de notre équipe la révise.
8. Communication à des tiers
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous les communiquons seulement lorsque c'est nécessaire, aux personnes suivantes :
- le propriétaire de l'immeuble concerné, pour qui nous agissons comme gestionnaire;
- nos fournisseurs de services (hébergement, logiciels de gestion, paiement, clavardage), liés par une entente écrite qui protège la confidentialité;
- une agence d'évaluation du crédit, avec votre consentement;
- les entrepreneurs chargés des travaux, pour les seuls renseignements utiles, comme le nom, le numéro de logement et les disponibilités;
- les autorités, lorsque la loi l'exige, par exemple Revenu Québec ou le Tribunal administratif du logement;
- une autre entreprise, dans le cadre d'une transaction commerciale et aux conditions prévues par la loi.
9. Renseignements traités hors du Québec
Certains fournisseurs peuvent héberger ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec . Avant toute communication hors Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Nous nous assurons aussi, par une entente écrite, que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate.
10. Conservation et destruction
Nous conservons les renseignements le temps nécessaire aux fins annoncées, ou le temps exigé par la loi, puis nous les détruisons de façon sécuritaire ou les anonymisons.
| Renseignements | Durée de conservation |
|---|---|
| Demande de location non retenue | après la décision |
| Dossier de locataire et bail | Durée du bail, puis |
| Conversations avec Cléo | |
| Données de mesure d'audience | |
| Dossiers comptables des propriétaires |
11. Sécurité et incidents de confidentialité
- Nous limitons l'accès aux personnes qui en ont besoin, chiffrons les données en transit et au repos, journalisons les accès et formons notre équipe .
- En cas d'incident de confidentialité, nous prenons rapidement les mesures pour réduire le risque de préjudice.
- Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées. Chaque incident est consigné dans un registre.
12. Vos droits
Vous pouvez en tout temps :
- savoir quels renseignements nous détenons sur vous et en obtenir une copie;
- faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
- retirer votre consentement;
- demander que cesse la diffusion d'un renseignement, ou que soit désindexé un hyperlien qui y mène, lorsque la loi le permet;
- recevoir les renseignements informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou les faire transmettre à une personne de votre choix;
- être informé de toute technologie qui permet de vous identifier, de vous localiser ou d'effectuer votre profilage, et des moyens de désactiver ces fonctions.
Pour exercer ces droits, écrivez à notre responsable (section 2); nous pouvons vous demander de confirmer votre identité. Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de la demande. L'accès est gratuit; des frais raisonnables peuvent s'appliquer pour la transcription, la reproduction ou la transmission, et nous vous en avisons d'abord.
13. Témoins de navigation
Nos témoins et technologies semblables sont décrits dans notre Politique relative aux témoins de navigation, accessible à leaselane.ai/temoins. Seuls les témoins essentiels sont actifs sans votre accord.
14. Mineurs
Le site ne s'adresse pas aux personnes de moins de 14 ans. Nous ne recueillons pas sciemment leurs renseignements sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale.
15. Plaintes
Si vous estimez que nous n'avons pas respecté vos droits, écrivez à notre responsable en décrivant la situation, les renseignements visés et les dates utiles. Nous accusons réception de votre plainte et y répondons par écrit dans un délai de . Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).
16. Modifications de la politique
Nous mettons cette politique à jour lorsque nos pratiques changent; la date de dernière mise à jour figure en haut de la page. Si un changement touche la façon dont nous utilisons vos renseignements, nous vous en informons avant qu'il s'applique et, au besoin, nous vous redemandons votre consentement.
17. Nous joindre
Écrivez au président, responsable de la protection des renseignements personnels, Solutions locatives LeaseLane inc. (Lease Lane), 1516, rue du Layon, Lévis (Québec) G7A 0E6, confidentialite@leaselane.ca.
